La possibilità di svolgere riunioni scolastiche in videoconferenza non rappresenta più soltanto una soluzione emergenziale legata al periodo della pandemia. Nel corso degli ultimi anni la modalità telematica è progressivamente entrata nell'organizzazione ordinaria delle istituzioni scolastiche, ma la disciplina delle attività collegiali con carattere deliberativo è rimasta per lungo tempo caratterizzata da una certa incertezza.
Il quadro è oggi molto più definito.
La vera svolta è rappresentata dall'articolo 44, comma 6, del CCNL Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021, sottoscritto il 18 gennaio 2024, e dalla successiva Nota MIM prot. n. 3803 del 30 giugno 2026, con il relativo Allegato tecnico sui requisiti tecnico-organizzativi per la gestione digitale degli organi collegiali e delle operazioni di voto.
La combinazione di queste disposizioni consente alle istituzioni scolastiche, nell'ambito della propria autonomia, di prevedere lo svolgimento a distanza o in modalità mista anche delle attività collegiali aventi carattere deliberativo, purché vengano rispettate determinate condizioni.
Il tema interessa direttamente i dirigenti scolastici, i docenti e gli organi collegiali, ma assume particolare rilievo per la scuola primaria, dove la normativa contrattuale disciplina espressamente anche le due ore di programmazione didattica collegiale.
La base normativa: l'articolo 44 del CCNL 2019-2021
Il punto di partenza è il CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021, sottoscritto il 18 gennaio 2024.
L'articolo 44 disciplina le attività funzionali all'insegnamento e comprende, tra queste, la partecipazione alle riunioni degli organi collegiali e le attività di programmazione, progettazione, ricerca, valutazione e documentazione.
Particolarmente importante è il comma 6 dell'articolo 44, che stabilisce una distinzione fondamentale.
Il contratto prevede infatti che, mediante il Regolamento d'istituto, sia possibile disciplinare lo svolgimento a distanza:
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delle due ore di programmazione didattica collegiale della scuola primaria;
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di alcune attività collegiali non aventi carattere deliberativo;
-
e, sulla base dei criteri definiti dal Ministero dell'Istruzione e del Merito, anche delle attività collegiali aventi carattere deliberativo.
Il CCNL ha quindi introdotto una vera e propria base contrattuale permanente per la modalità telematica.
Non si tratta, pertanto, di una semplice facoltà del dirigente scolastico esercitabile autonomamente attraverso una circolare: la modalità a distanza deve essere disciplinata nell'organizzazione dell'istituzione scolastica e, per le attività deliberative, deve rispettare i criteri ministeriali.
La programmazione didattica della scuola primaria può essere svolta online
Una delle questioni più interessanti riguarda le due ore settimanali di programmazione didattica della scuola primaria.
L'articolo 43, comma 5, del CCNL stabilisce che alle 22 ore settimanali di insegnamento dei docenti della scuola primaria si aggiungono due ore dedicate esclusivamente alla programmazione didattica, da realizzarsi attraverso incontri collegiali dei docenti interessati, in tempi non coincidenti con l'orario delle lezioni.
Il successivo articolo 44, comma 6, stabilisce espressamente che il Regolamento d'istituto può prevedere lo svolgimento a distanza di queste due ore di programmazione.
Questa possibilità è particolarmente importante perché, a differenza delle attività deliberative, non è necessario attendere l'adozione dei criteri ministeriali per poter disciplinare la programmazione didattica online.
La scuola può quindi prevedere nel proprio Regolamento d'istituto che le riunioni di programmazione della primaria si svolgano:
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completamente online;
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in presenza;
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in modalità mista;
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secondo una calendarizzazione che alterni presenza e collegamento a distanza.
Naturalmente, la modalità prescelta deve essere coerente con il regolamento interno e con l'organizzazione deliberata dall'istituzione scolastica.
La grande novità: anche le riunioni deliberative possono essere online
La questione diventa più delicata quando la riunione deve produrre una deliberazione.
In passato, l'utilizzo di piattaforme come Google Meet, Microsoft Teams o Zoom per un Collegio dei docenti era relativamente semplice quando la riunione aveva finalità esclusivamente informative o organizzative.
Molto più problematico era invece utilizzare una semplice videoconferenza per una seduta nella quale il Collegio fosse chiamato a votare e ad assumere deliberazioni formalmente valide.
Il nuovo quadro normativo supera questa incertezza.
Con la Nota MIM prot. n. 3803 del 30 giugno 2026, il Ministero ha definito i criteri e i requisiti tecnico-organizzativi necessari per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali aventi carattere deliberativo, dando attuazione a quanto previsto dall'articolo 44, comma 6, del CCNL.
Di conseguenza, dall'anno scolastico 2026/2027, una scuola può prevedere nel proprio Regolamento d'istituto che determinate sedute degli organi collegiali si svolgano interamente o parzialmente a distanza.
Quali organi collegiali possono riunirsi online?
La disciplina riguarda, in particolare:
Collegio dei docenti
Il Collegio può essere convocato online o in modalità mista, anche quando deve assumere deliberazioni.
Questo significa, ad esempio, che possono essere sottoposte a votazione a distanza deliberazioni riguardanti materie di competenza del Collegio, naturalmente nel rispetto delle regole previste dal Regolamento d'istituto e dei requisiti tecnici ministeriali.
Consigli di classe
Anche i Consigli di classe possono essere organizzati a distanza o in forma mista, compresi gli incontri nei quali siano previste deliberazioni.
Consigli di interclasse
La possibilità interessa direttamente la scuola primaria, dove il Consiglio di interclasse rappresenta uno degli organi collegiali fondamentali.
Consigli di intersezione
La disciplina riguarda anche la scuola dell'infanzia.
GLO
La documentazione diffusa in relazione alla Nota MIM comprende inoltre i Gruppi di Lavoro Operativo per l'Inclusione, sempre nel rispetto delle specifiche condizioni previste dalla disciplina.
È quindi importante evitare una semplificazione: non significa che qualsiasi riunione scolastica possa automaticamente essere trasformata in una videoconferenza.
La possibilità deriva dal regolamento dell'istituzione scolastica e, quando si tratta di attività deliberative, dal rispetto dei requisiti stabiliti dal Ministero.
Il Regolamento d'istituto diventa fondamentale
La prima condizione per utilizzare stabilmente la modalità telematica è l'inserimento della relativa disciplina nel Regolamento d'istituto.
La scuola deve quindi stabilire preventivamente:
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quali organi possono riunirsi a distanza;
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quali attività possono essere svolte online;
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quando è possibile utilizzare la modalità mista;
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come avviene la convocazione;
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come viene verificata la presenza;
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come viene accertata l'identità dei partecipanti;
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come vengono gestiti gli interventi;
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come viene effettuata la votazione;
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come vengono gestite le votazioni palesi;
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come vengono gestite le votazioni segrete;
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come viene redatto il verbale;
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come vengono conservati i documenti;
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quali procedure devono essere seguite in caso di problemi tecnici.
Il Regolamento deve quindi trasformare la possibilità astratta prevista dalla normativa in una procedura organizzativa concreta.
Diverse istituzioni scolastiche hanno già provveduto nel corso dell'estate 2026 ad aggiornare i propri regolamenti proprio in vista dell'avvio dell'anno scolastico 2026/2027.
Non basta utilizzare Google Meet o Microsoft Teams
Questo è probabilmente il punto più importante per le scuole.
La possibilità di organizzare una videoconferenza non coincide automaticamente con la possibilità di effettuare una votazione deliberativa valida.
Google Meet, Microsoft Teams, Zoom e strumenti analoghi possono essere utilizzati come ambienti di videoconferenza, ma una riunione deliberativa richiede qualcosa in più.
Occorre infatti garantire, tra gli altri aspetti:
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identificazione dei partecipanti;
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autenticazione;
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certezza della partecipazione personale;
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verifica del quorum;
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integrità della votazione;
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tracciabilità delle operazioni;
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sicurezza;
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tutela dei dati personali;
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possibilità di effettuare votazioni palesi;
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possibilità di effettuare, quando necessario, votazioni segrete;
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corretta verbalizzazione;
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conservazione della documentazione.
Il Ministero ha quindi previsto uno specifico Allegato tecnico con i requisiti tecnico-organizzativi per la gestione digitale degli organi collegiali e delle operazioni di voto.
Ne consegue una distinzione molto utile:
Videoconferenza ≠ sistema di voto certificato.
Una piattaforma di videoconferenza può consentire ai docenti di vedersi, ascoltarsi e discutere, ma non necessariamente garantisce tutti i requisiti necessari per una deliberazione.
Quali caratteristiche deve avere una piattaforma per le deliberazioni?
Una soluzione tecnologica adeguata dovrebbe consentire alla scuola di gestire l'intero ciclo della seduta.
Tra le funzionalità più importanti rientrano:
Identificazione
Il sistema deve consentire di sapere con certezza chi partecipa alla riunione.
Autenticazione
L'accesso deve essere associato al singolo partecipante attraverso procedure adeguate.
Gestione delle presenze
La piattaforma deve permettere di determinare chi è presente, chi è assente e, ove necessario, il raggiungimento del quorum.
Votazione palese
Deve essere possibile registrare il voto dei partecipanti secondo modalità trasparenti e verificabili.
Votazione segreta
Quando la natura della votazione lo richiede, deve essere garantita la segretezza del voto.
Integrità
Il sistema deve impedire manipolazioni delle operazioni di voto e garantire l'integrità dei dati.
Tracciabilità
Le operazioni devono poter essere ricostruite secondo modalità coerenti con i requisiti ministeriali.
Verbalizzazione
I risultati della votazione devono poter essere utilizzati per la corretta redazione del verbale.
Conservazione
La documentazione digitale deve poter essere gestita e conservata secondo le regole applicabili alla pubblica amministrazione.
La Nota MIM e il relativo Allegato tecnico richiedono infatti particolare attenzione a identificazione, autenticazione, sicurezza, integrità, tracciabilità, privacy e gestione della documentazione.
Privacy e GDPR
Un altro aspetto che non può essere sottovalutato è quello della protezione dei dati personali.
Le riunioni degli organi collegiali possono trattare informazioni relative a docenti, studenti e famiglie e, in determinate circostanze, anche dati appartenenti a categorie particolari.
La scuola deve quindi operare nel rispetto del:
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Regolamento UE 2016/679 (GDPR);
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D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018;
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Codice dell'Amministrazione Digitale – D.Lgs. 82/2005;
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indicazioni e linee guida applicabili in materia di sicurezza e gestione documentale.
La scelta della piattaforma non dovrebbe pertanto essere effettuata esclusivamente sulla base della semplicità d'uso.
Il dirigente scolastico e la scuola devono valutare anche:
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dove vengono trattati i dati;
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chi è il responsabile del trattamento;
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quali dati vengono conservati;
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per quanto tempo;
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quali sistemi di sicurezza sono adottati;
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quali soggetti possono accedere alle informazioni;
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se il servizio è adeguato alle esigenze della pubblica amministrazione.
Le piattaforme disponibili nel 2026
Il mercato offre oggi diverse soluzioni specificamente sviluppate per le istituzioni scolastiche.
È opportuno distinguere due categorie.
Piattaforme di videoconferenza
Tra gli strumenti più diffusi troviamo:
Microsoft Teams
È particolarmente adatto alle scuole che utilizzano Microsoft 365 Education. Consente videoconferenze, condivisione di documenti, chat, calendario e collaborazione.
Google Meet
È integrato nell'ecosistema Google Workspace for Education e consente di organizzare facilmente riunioni online.
Zoom
È un'altra piattaforma di videoconferenza utilizzabile per le riunioni a distanza.
Questi strumenti sono molto utili per la discussione e la partecipazione alla seduta, ma la scuola deve verificare attentamente se e come la specifica configurazione utilizzata consenta di soddisfare i requisiti richiesti per le votazioni deliberative.
In altre parole, non è sufficiente possedere un account Teams o Google Workspace per poter automaticamente svolgere un Collegio deliberativo online.
Soluzioni specifiche per il voto e gli organi collegiali
Nel 2026 sono disponibili anche piattaforme e servizi espressamente orientati alla gestione delle deliberazioni scolastiche.
Camelot
Camelot propone una soluzione specifica per il voto degli organi collegiali e per la gestione delle sedute online o ibride.
La piattaforma dichiara di gestire presenze, quorum, votazioni palesi e segrete e produzione degli elementi necessari alla verbalizzazione. La società indica inoltre la conformità ai requisiti dell'Allegato tecnico collegato alla Nota MIM 3803/2026.
Una caratteristica interessante è la possibilità di utilizzarla anche insieme a sistemi di videoconferenza già adottati dalla scuola: esiste, ad esempio, una soluzione dedicata all'utilizzo del voto all'interno di Google Meet.
MozIQ
MozIQ è una soluzione dedicata al voto digitale degli organi collegiali della scuola.
Il servizio dichiara di supportare votazioni palesi e segrete e di essere stato progettato in relazione ai requisiti previsti dalla Nota MIM 3803/2026.
Ver.Di & Vo.Ce – Gruppo Spaggiari
Il sistema Ver.Di & Vo.Ce è progettato per gestire l'intero ciclo della riunione:
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pianificazione;
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convocazione;
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presenze;
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votazioni;
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verbalizzazione;
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firma;
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archiviazione;
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conservazione digitale.
Il sistema può inoltre essere integrato con Eligo per la gestione delle votazioni online.
Votify
Votify è un'altra soluzione specificamente orientata al voto elettronico degli organi collegiali scolastici.
Il servizio dichiara di supportare voto palese e segreto, autenticazione dei partecipanti e produzione di un verbale di votazione firmato digitalmente. Dichiara inoltre la disponibilità attraverso il Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA).
La soluzione più pratica: videoconferenza + sistema di voto
Per molte scuole potrebbe essere particolarmente conveniente non sostituire l'ecosistema digitale già utilizzato.
Una scuola che utilizza, per esempio, Google Workspace for Education potrebbe continuare a utilizzare Google Meet per la discussione e affiancare un sistema specifico per la gestione del voto.
Lo stesso principio può essere applicato a Microsoft Teams.
In questo modo si separano due funzioni:
Meet/Teams → comunicazione, audio, video, condivisione e discussione
sistema certificato → identificazione, quorum, votazione, tracciabilità e risultato
Questa impostazione appare particolarmente interessante perché evita di costringere i docenti a cambiare completamente ambiente di lavoro.
Programmazione primaria: una situazione molto più semplice
Per la programmazione didattica della scuola primaria il quadro è meno complesso.
Le due ore di programmazione possono essere svolte online se il Regolamento d'istituto lo prevede.
In questo caso una scuola può utilizzare ordinariamente strumenti come:
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Google Meet;
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Microsoft Teams;
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Zoom;
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Webex;
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altri strumenti istituzionali già adottati dalla scuola.
Non essendoci necessariamente una deliberazione collegiale soggetta alle specifiche procedure di voto previste dalla Nota MIM 3803, la questione è principalmente organizzativa.
La scuola dovrà comunque garantire:
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convocazione;
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partecipazione dei docenti;
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rispetto dell'orario;
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documentazione dell'attività;
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eventuale verbalizzazione o registrazione delle decisioni organizzative;
-
tutela della privacy.
L'orientamento ARAN sulla programmazione della primaria conferma che il CCNL consente al Regolamento d'istituto di disciplinare la modalità a distanza.
Attenzione alla differenza tra programmazione e deliberazione
È utile, a questo punto, evidenziare una distinzione che spesso genera confusione.
Una riunione di programmazione non diventa automaticamente una seduta deliberativa soltanto perché i docenti assumono decisioni organizzative durante l'incontro.
Occorre distinguere tra:
attività di programmazione e coordinamento didattico
e
deliberazioni formalmente attribuite a un organo collegiale dalla normativa.
La seconda categoria richiede il rispetto delle procedure previste per gli organi collegiali deliberativi.
Per questo motivo il Regolamento d'istituto dovrebbe essere estremamente chiaro nell'indicare quali riunioni possono essere svolte online e quali procedure devono essere applicate quando si passa dalla semplice discussione alla deliberazione.
Cosa dovrebbe fare concretamente una scuola
Per una scuola che voglia introdurre stabilmente le riunioni online nell'anno scolastico 2026/2027, il percorso consigliabile può essere articolato in diversi passaggi.
1. Aggiornare il Regolamento d'istituto
Il Consiglio d'istituto dovrebbe approvare una disciplina specifica sulle riunioni a distanza.
2. Individuare gli organi interessati
Occorre stabilire se la modalità online riguarderà:
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Collegio dei docenti;
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Consigli di classe;
-
Consigli di interclasse;
-
Consigli di intersezione;
-
GLO;
-
programmazione della primaria;
-
altre attività collegiali non deliberative.
3. Definire la modalità
La scuola può prevedere:
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modalità esclusivamente in presenza;
-
modalità esclusivamente a distanza;
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modalità mista;
-
possibilità di scelta in relazione alla singola convocazione.
4. Scegliere gli strumenti tecnologici
Per le riunioni non deliberative può essere sufficiente l'ambiente di videoconferenza già adottato.
Per le deliberazioni è necessario verificare la presenza dei requisiti previsti dal Ministero.
5. Verificare la conformità del fornitore
Prima dell'acquisto o dell'utilizzo di un servizio, è opportuno chiedere:
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dichiarazione di conformità;
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documentazione tecnica;
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informazioni sul trattamento dei dati;
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modalità di autenticazione;
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modalità di voto segreto;
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gestione dei log;
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conservazione dei dati;
-
eventuale qualificazione del servizio per la PA.
6. Coinvolgere il DPO
La valutazione del sistema dovrebbe essere effettuata anche sotto il profilo della protezione dei dati personali.
7. Predisporre procedure operative
Dirigente, segreteria e docenti devono sapere cosa fare in caso di:
-
mancato accesso;
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perdita della connessione;
-
problemi audio/video;
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impossibilità di votare;
-
contestazioni sul quorum;
-
necessità di una votazione segreta.
Anche la modalità mista può essere utilizzata
Un altro elemento particolarmente interessante della nuova disciplina è la possibilità di utilizzare la modalità mista.
Non è quindi necessariamente necessario scegliere tra:
tutti in presenza
oppure
tutti online.
La scuola può prevedere che una parte dei componenti partecipi fisicamente e altri partecipino attraverso collegamento telematico, sempre nel rispetto delle condizioni previste dal Regolamento d'istituto e, per le deliberazioni, dei requisiti tecnici ministeriali.
Questa soluzione può essere particolarmente utile per gestire situazioni organizzative nelle quali alcuni docenti non possano essere fisicamente presenti, senza dover necessariamente rinviare la riunione.
La Nota MIM 3803/2026 ha infatti aperto esplicitamente alla possibilità di disciplinare le sedute in modalità telematica o mista.
In conclusione
Alla luce della normativa oggi vigente, è possibile affermare che le scuole possono organizzare online anche attività collegiali con carattere deliberativo, ma non attraverso una semplice decisione del dirigente o attraverso l'utilizzo indiscriminato di una qualsiasi piattaforma di videoconferenza.
Il percorso corretto prevede:
CCNL 2019-2021 → criteri MIM → aggiornamento del Regolamento d'istituto → scelta di strumenti conformi → procedure per identificazione, voto, verbalizzazione e conservazione.
Per la programmazione didattica della scuola primaria, invece, la possibilità di svolgimento a distanza è già espressamente prevista dal CCNL attraverso il Regolamento d'istituto.
Per le deliberazioni, la novità decisiva è la Nota MIM prot. 3803 del 30 giugno 2026, che ha completato il quadro previsto dall'articolo 44, comma 6, del CCNL e ha definito i requisiti tecnico-organizzativi necessari.
Le scuole si trovano quindi davanti a una scelta organizzativa importante: continuare a utilizzare esclusivamente le riunioni in presenza oppure costruire un modello digitale o ibrido, capace di garantire contemporaneamente partecipazione, efficienza, sicurezza e validità delle deliberazioni.
La seconda strada è oggi giuridicamente percorribile, ma richiede una progettazione accurata. Il vero punto non è più chiedersi se il Collegio dei docenti possa riunirsi online, ma se la scuola abbia adottato un regolamento e un sistema tecnologico in grado di rendere quella seduta pienamente regolare e verificabile.
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